Ako v kancelárii efektívne skladovať a archivovať dokumenty?

Udržať si poriadok v kancelárii nemusí byť vždy jednoduché. A to najme v prípade, kedy pracujete s veľkým množstvom dokumentov. Mnohý ľudia sú v práci doslova zaplavení tisícami stránok dokumentov a do neba sa týčiacimi stohmi papierov. Nemusí to však tak byť. Roztrieďte si dokumenty a majte v nich raz a navždy poriadok. Prácu si veľmi uľahčíte vďaka prospektovým obalom, doskám a rýchloviazačom.

Poriadok v dokumentoch

Ak je pre vás dôležitá cena a chcete do archivácie investovať čo najmenej, poobzerajte sa po produktoch vyrobených z papiera. Okrem veľmi dobrej cenovej dostupnosti tkvie ich výhoda aj v tom, že sú ľahko rozložiteľné a tým pádom ekologické. Do papierových dosiek a papierových rýchloviazačov si hravo založíte dokumenty, ktoré používate často.

Plastové dosky a rýchloviazače bývajú väčšinou drahšie. Avšak nemusí to byť pravidlo. Veľmi záleží na kvalite výrobku. Výhodou plastových dosiek a rýchloviazačov je to, že sú v nich dokumenty lepšie chránené a takéto dosky majú aj väčšiu životnosť. Hodia sa preto na naozaj častú manipuláciu a tak tiež v prípade, kedy hrozí, že dokumenty budú vystavené vlhku alebo mokru.

Či už ide o papierové alebo plastové dosky a rýchloviazače, v oboch prípadoch si môžete vybrať z naozaj širokej palety farebného prevedenia. Môžete si tak dokumenty odlíšiť podľa ich druhu a tým pádom v nich mať ešte väčší prehľad.

Pracujete v sklade, archíve alebo na inom mieste, kde je potreba zaznamenávať si veci postojačky? V tom prípade vám budú veľkým pomocníkom papierové alebo plastové dosky s klipom. Vďaka klipu vám bude hárok papiera bezpečne držať na doskách a vy tak budete veľmi pohodlne zaznamenávať potrebné informácie.

Ak potrebujete prezentovať svoje produkty v tlačenej podobe a chcete zanechať čo najlepší dojem, odporúčame si za týmto účelom zaobstarať katalógové knihy. Nielenže sa v nich pohodlne listuje, naviac uchránia obsah pred opotrebením. Takú prezentáciu môžu mať denne v rukách až desiatky ľudí, preto sa určite oplatí chrániť ju za pomocí katalógovej knihy.

Nenahraditeľné obaly

Keď už sme u tej ochrany, dokumenty môžete chrániť tak tiež v prospektových obaloch. Do plastových obalov jednoducho vsuniete vaše dokumenty a tie sú vďaka tomu chránené. Podľa toho, akým spôsobom dokument do obalu vkladáte, delíme obaly na U obaly a L obaly. Môžete si tiež vybrať medzi formátom A4 a A5. Pre tých, ktorý majú radi farbi, sú tu aj rôzne farebné prevedenia prospektových obalov. Rozhodne nemusíte zostať len u priesvitného variantu. ¨

Prospektové obaly s europerforáciu pohodlne zaradíte do zakladača. Takto zaobstarané vám dokumenty vydržia v perfektnom stave aj roky.

Dlhodobá archivácia

Ak máte dokumenty, ktoré už nepoužívate, alebo ich používate veľmi málo, je zbytočné mať ich stále pri ruke. V takom prípade ich archivujte. Pokiaľ ide o dokumenty, ktoré sem tam použijete, zaraďte ich do zakladačov. Na manipuláciu je veľmi pohodlný pákový zakladač.

Pokiaľ ide o dokumenty, ktoré už nepoužívate, ale je potreba ich archivovať, ideálnym riešením sú papierové alebo plastové archivačné krabice. Sú navrhnuté tak, aby sa do nich zmestili aj zakladače a aby zabrali čo najmenej miesta.

Nebuďte stratení v množstve dokumentov, ktoré vám ležia na stole. Roztrieďte si ich a prehľadne založte. Poriadok v dokumentoch si nebudete môcť vynachváliť. Ušetrí vám nielen čas, ale aj nervy.

UložiťUložiť

UložiťUložiť

UložiťUložiť

UložiťUložiť